Lähetusassistendi teenus – professionaalne tugi enne lähetust, selle ajal ja järel

Rahvusvahelised kohtumised, ärireisid ja välislähetused nõuavad põhjalikku ettevalmistust ning sujuvat korraldust. Meie lähetusassistendi teenus aitab teil keskenduda kohtumistele, läbirääkimistele ja ettevõtte esindamisele, samal ajal kui reisi logistika, dokumentatsioon ja administratiivsed ülesanded on professionaalselt hallatud.

Pakume tuge kogu lähetuse vältel – alates planeerimisest ja broneeringutest kuni kohapealse assisteerimise ning lähetusjärgsete tegevuste koordineerimiseni.

Teenus sisaldab

Lähetuse ettevalmistamine

• Lennupiletite ja transpordi broneerimine
• Hotellide ja majutuse korraldamine
• Reisidokumentide ettevalmistamine
• Viisa- ja kindlustusdokumentide kontrollimine
• Lähetusega seotud info koondamine ja jagamine
• Reisikava koostamine ning ajaplaneerimine

Administratiivne tugi lähetuse ajal

• Dokumentide ja esitlusmaterjalide ettevalmistamine
• E-kirjade ja kiirete päringute haldamine
• Päevakava jälgimine ja ajaplaneerimise tugi
• Tõlke- ja suhtlusabi vajadusel
• Operatiivne administratiivne tugi kogu reisi vältel

Kohapealne assisteerimine välislähetusel

• Kaasa tulemine välislähetusele vastavalt vajadusele
• Kohtumiste ja sündmuste kohapealne koordineerimine
• Administratiivne ja organisatoorne tugi
• Märkmete tegemine kohtumistel
• Reisi logistika jälgimine ja ajakavade koordineerimine
• Esindus- ja kliendisuhtluse tugi

Lähetusjärgne tugi

• Kuludokumentide kogumine ja korrastamine
• Lähetusaruannete ettevalmistamine
• Kohtumiste kokkuvõtete koostamine
• Järeltegevuste dokumenteerimine
• Edasiste tegevuste ja kokkulepete koordineerimine

Kellele teenus sobib?

• Ettevõtete juhtidele ja juhatuse liikmetele
• Müügi- ja ekspordijuhtidele
• Rahvusvaheliste projektide juhtidele
• Konsultantidele ja koolitajatele
• Väike- ja keskmise suurusega ettevõtetele
• Organisatsioonidele, kes osalevad rahvusvahelistel kohtumistel ja sündmustel

Teenuse eelised

✓ Vähem stressi ja ajakulu lähetuste korraldamisel

✓ Professionaalselt planeeritud reis ja kohtumised

✓ Sujuv logistika ning parem ajakasutus

✓ Operatiivne tugi nii enne reisi kui ka selle ajal

✓ Korrektselt vormistatud dokumentatsioon ja aruandlus

✓ Võimalus keskenduda äritegevusele ja olulistele kohtumistele

Lähetusassistendi teenus tagab, et iga ärireis on hästi planeeritud, professionaalselt korraldatud ning toetatud kogu protsessi vältel – alates esimesest broneeringust kuni viimase järeltegevuseni.